ChiliWorkflow
Dobrze zorganizowany system elektronicznego obiegu dokumentów
i automatyzacji procesów biznesowych
Dobrze zorganizowany system elektronicznego obiegu dokumentów
i automatyzacji procesów biznesowych
Obsługa dokumentów firmowych to codzienność. Ważne aby były one rejestrowane i przetwarzane w sposób sprawny i bezpieczny oraz trafiały do osób zainteresowanych na odpowiednim etapie ich obsługi. System ChiliWorkflow pozwala na pełną ewidencję zróżnicowanych dokumentów firmowych oraz sterowanie ich obsługą poprzez procesy obiegu dokumentów.
Uporządkowanie procesów ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów jest kluczowe dla czynności zw. z poprawnym ich przetwarzaniem w ramach organizacji. Udostępniony w ramach systemu moduł kancelaryjny umożliwia błyskawiczną rejestrację i obsługę pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych. Rozbudowane mechanizmy bezpieczeństwa pozwalają na udostępnianie dokumentów firmowych jedynie uprawnionym osobom na odpowiednim etapie ich obsługi a wbudowany moduł archiwum umożliwia bezpieczną archiwizację dokumentacji.
Procesowe podejście do ewidencji i przetwarzania dokumentów firmowych jest bardzo skuteczne. Dzięki przyjaznym i intuicyjnym narzędziom modelowania procesów, udostępnianym przez system ChiliWorkflow, można w pełni zwirtualizować obsługę procesów biznesowych w systemie. Mechanizmy sterowania procesami zapewnią poprawność przydzielania zadań odpowiednim osobom na każdym etapie procesu a narzędzia monitoringu i raportowania pozwolą na weryfikację stanu obsługi poszczególnych dokumentów w obiegu.
System ChiliWorkflow udostępnia szereg modułów funkcjonalnych umożliwiających pełną obsługę dokumentacji firmowej
– od momentu rejestracji, poprzez procesową obsługę aż do uporządkowanej archiwizacji.
ChiliWorkflow jest systemem w pełni skalowalnym.
Zestaw modułów oraz sposób ich konfiguracji dobieramy indywidualnie dla każdego wdrożenia.
Kancelaria to punkt styku firmy ze światem zewnętrznym. Od efektywności jej pracy zależy poprawność ewidencji i obsługi rejestrowanych dokumentów. Moduł Kancelaria pozwala na pełną obsługę korespondencji. Organizuje przyjmowanie dokumentów zewnętrznych oraz ich dystrybucję do adresatów. Odpowiada za przepływ informacji w ramach komunikacji wewnętrznej, a także za wysyłkę dokumentów na zewnątrz.
Moduł „Obieg dokumentów” pełni rolę przewodnika dla procedur obowiązujących w organizacji. Po pierwsze, sprawuje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów w firmie lub instytucji. Po drugie, steruje przydzielaniem zadań odpowiednim osobom oraz monitoruje ich wykonanie.
Moduł „Centralny rejestr dokumentów” pełni rolę głównego repozytorium czyli miejsca gdzie gromadzone są wszystkie dokumenty. Wprowadza ład i porządek w organizacji poprzez możliwość kategoryzacji i zarządzania uprawnieniami dostępu do niezbędnych informacji wraz z opcjami zaawansowanego wyszukiwania.
Moduł „Archiwum” służy do pełnej obsługi dokumentów przechowywanych w Archiwum Zakładowym.Ewidencja udostępnień, wypozyczeń i brakowania akt. Lokalizowanie wersji papierowej.
„Modeler procesów” to efektywne narzędzie, które pozwala na odzwierciedlenie w systemie informatycznym logiki procesów biznesowych zachodzących w organizacji. Pozwala na samodzielne modelowanie ścieżek obiegu dokumentów i rytmu pracy zgodnie z obowiązującymi procedurami.
Moduł „Edytor klas dokumentów” służy do samodzielnego odwzorowywania rzeczywistych dokumentów na ich reprezentację systemową. Zapewnia możliwość definiowania typów oraz atrybutów dokumentów.. Pozwala na tworzenie i konfigurację rejestrów danych przechowywanych w systemie.
Moduł "Zamówienia Publiczne" w powiązaniu z procesami workflow organizującymi ścieżki akceptacji takich obiektów jak plany zamówień publicznych, wnioski zakupowe, postępowania, realizuje czynności związane z pełną obsługą zamówień publicznych.
Możliwość definiowania upoważnień (czasowych lub stałych) oraz zastępstw (wynikających z mapy upoważnień lub powodowanych innymi czynnikami losowymi).
Zarządzaj delegowaniem uprawnień w oparciu o predefiniowane szablony.
Możliwość zarządzania strukturą organizacyjną i relacjami służbowymi obowiązującymi w firmie.
Odzwierciedlaj stan rzeczywisty w zapisach systemowych.
Generowanie i monitoring ogłoszeń systemowych dla wskazanych użytkowników (komunikacja wewnętrzna).
Korzystaj ze skrzynki nadawczo-odbiorczej z wbudowaną opcją potwierdzenia przeczytania przez odbiorcę.
Zarządzanie bazą kontrahentów i dostawców.
Definiuj nowych lub zarządzaj synchronizacją z systemów zew.
Udostępnianie danych oraz integracja z zewnętrznymi systemami.
Możliwość definiowania w systemie zastępstw (wynikających z mapy upoważnień lub powodowanych innymi czynnikami
Korzystając z doświadczenia zdobytego przy realizacji wielu projektów dla Klientów z różnych branż,
opracowaliśmy wersje systemu wyprofilowane pod konkretne dziedziny.
Wiemy, że każda z dziedzin rządzi sie swoimi prawami i chcemy aby dostarczany produkt możliwie jak
najpełniej odpowiadał na Twoje potrzeby i oczekiwania.
EDUWersja systemu dedykowana dla sektora edukacyjnego - szkół i uczelni wyższych. Bazując na doświadczeniach wielu wdrożeń systemu obiegu dokumentów w uczelniach wyższych, opracowaliśmy system dopasowany do potrzeb sektora edukacyjnego. Składa się on z modułów i procesów w wersjach dedykowanych dla edukacji. W ramach wdrożeń system integrowany jest również z innymi systemami uczelnianymi np. do obsługi studentów.
System ChiliWorkflow EDU obsługuje dokumenty i procesy w wielu wyższych uczelniach, np.:
INSTWersja systemu nakierowana na wsparcie procesów charakterystycznych dla pracy instytutów. Oprócz standardowych narzędzi obsługi adminitracyjnej typu kancelaria, ewidencja i archiwizacja dokumentów, wsparcie zamówień publicznych czy obieg dokumentów zakupu, ta wersja systemu oferuje szereg funkcjonalności zw. z obsługą specjalizacji instytutów takich jak obsługa laboratoriów, prac naukowo-badawczych czy procesów certyfikacji.
Wybrane wdrożenia systemu ChiliWorkflow INST dla instytutów:
COMWersja systemu dedykowana dla firm komercyjnych z różnych branż. Wiemy, że każda firma ma swój wypracowany i sprawdzony model działania a system informatyczny powinien go wspierać i dawać możliwość optymalizacji. System ChiliWorkflow jest na tyle elastyczny, że umożliwia realizację najbardziej zindywidualizowanych potrzeb.
ChiliWorkflow COM realizuje obsługę dokumentów i procesów w wielu firmach z różnych branż, np.: